職務経歴書に印鑑は必要?
職務経歴書へ押印するかしないかについて、基本的には不要とされていることが多いです。
実は、押印に関して明確な基準を定めたものとして、1997年に閣議決定した「押印見直しガイドライン」というものがあります。このガイドラインは、行政手続きにおける業務の簡素化を目的として制定されましたが、簡素化しても良い申請や届出の一つとして職務経歴書が追加されています。この事実から、1997年以降においては職務経歴書への押印は行う必要がないのです。
職務経歴書に印鑑が必要な場合
以上のように国の方針として不要となったわけですが、それでも様々なケースにおいて押印が必要となることがあります。代表的な押印が必要な例として、以下の2項目があります。
印鑑が必要な職務経歴書に記載する場合
最近では、職務経歴書もパソコンで作成することが多くなり、昔ながらの職務経歴書の様式を使用して作成することが少なくなりました。とはいえ、市販されている職務経歴書では押印欄が設けられている場合があります。また電子版のフォーマットでもまれに押印欄があるものがあります。この枠がある以上は、押印していないと職務経歴書自体が有効でないと企業側に判断されることもありますので、必須ではないものの押印する必要が生じることもあるのです。
企業から求められた場合
また、過去の名残により今でも押印を必要と判断している企業があるのも事実です。その場合、基本的に企業側の指示に従って押印するようにしましょう。強制力はありませんが、押印していないことによってマイナスなイメージが付いてしまう事も想定されますので十分に注意してください。
印鑑を求められた場合の注意点
実際に企業側から押印を要求された場合、どのような形でも判を押せばよいわけではありません。特に、次に取り上げる内容には注意して押印するようにしましょう。
シャチハタはNG
職務経歴書は公的な文書ではないため、押印の際にはシャチハタを使用しても良いと思われがちです。ただ、実際にはシャチハタでの押印は色合いや紙への滲み方などで意外とわかってしまいます。企業側からすると、転職するにあたっての本気度が押印だけで分かるもので、シャチハタを使用している事で重要な書類と認識していないと判断されかねません。実印や銀行印は個人情報の流出のリスクを考えて使用せず、それ以外のシャチハタを除く認印を使用するのが一般的です。また、印鑑のサイズにも気をつける必要があり、あまりに大きすぎるとどこか威張った感じを与えかねません。通常は直径1.5cm程度のサイズが一般的とされています。
押印に失敗した場合はもう一度作り直す
書類への記載方法として、押印ミスをした場合は二重線を引いて訂正印を押すことで修正が可能です。これは、公的な文書でも通用する方法ですが、転職活動の職務経歴書といったケースでは好まれる行為ではありません。緊張して押し間違うという事もありますし、薄れて押印として有効でない状態となってしまうことがあります。その場合、面倒でも再度書き直して押印するのがベターです。
まっすぐに押す
完全に押印ミスであれば、再作成もしょうがないとあきらめもつくかもしれません。しかし、少し曲がった程度であれば許容できると判断し、そのまま提出してしまったりしていませんか?この押印一つとっても企業側の担当者はしっかりとチェックおり、押印が曲がっていることで性格が雑であるという印象を与えてしまうこともあります。
よって押印欄に対してまっすぐと押印することが基本です。うまく押印するコツとしては、まずは印鑑の方向をしっかりと把握し、事前に違う紙で練習をした上で、まっすぐに押せる状況を作り出してから実施するときれいに押印することができます。
今回の要点
- 職務経歴書への押印は1997年に閣議決定した押印見直しガイドラインにより必須ではなくなっている
- 企業によっては押印を求める場合がある
- 職務経歴書の様式に元々押印欄がある場合は、押印する方が良い
- 押印する場合、シャチハタは使用せず実印や銀行印以外の認印を使用する
- 押印は修正せず、職務経歴書を作成し直して押印を行う
- 押印が曲がっていると採用担当者へ悪印象を与える可能性がある