決意をした時点ですぐに連絡をする

「この企業は受けない」と決めた時点で、すぐに連絡を入れましょう。企業側は、今後の面接のスケジュールなど、求職者の返事をもとにさまざまな計画を立て、進めています。「明日でいいや」と、1日間延びるだけでも多大な迷惑がかかることを念頭におき、何も言わずに辞退するのは絶対に辞めましょう。

丁寧な姿勢、言葉使いで印象よく

連絡する場合は、電話でもメールでも構いません。しかしメールの場合、相手がメールチェックするまでに時間がかかることもあるので、電話ができるなら電話の方がスムーズかもしれません。人材紹介経由で応募した場合は、人材紹介会社の担当コンサルタントに伝えるだけでOKですが、求人広告やハローワークなど、自分で応募した場合は必ず自分で連絡をします。
今後、付き合いがないとしても、印象良く丁寧な言葉使いで伝えるのが社会人のマナーです。

例文

株式会社〇〇
採用ご担当者様

お世話になっております。
先日、求人応募させていただいた〇〇と申します。
大変申し訳ございませんが、一身上の都合により、選考を辞退させていただきたくご連絡しました。
お忙しい中、面接日程のご調整いただき誠にありがとうございました。
末筆ながら貴社のさらなるご発展をお祈り申し上げます。

〇〇名前

本文は丁寧かつ簡潔に

メールで求人応募を断るときのポイントは、要点を簡潔に伝えることと、面接など調整いただいたことへの感謝を丁寧に伝えることです。要点を簡潔に伝えるためには、結論の「選考を辞退したい」という内容を文頭にもってくることが良いです。結論に続けて、「面接をしてくれたこと、面接日程を調整いただいたこと」へのお礼を伝え、手間をかけてしまい申し訳ないという謝罪の気持ちを伝えると印象が良くなります。

勤務時間内に送るのが基本

メールを送る時間帯ですが、一般企業の勤務時間内である平日の日中に送ることが望ましいでしょう。求人応募先がシフト勤務だとしても、人事部だけは平日の9時～18時で動いている、というケースもあるので、平日の日中がベターです。

例文

＞＞自分
お世話になっております。〇月〇日に～職の一次面接を受けさせていただいた〇〇と申します。採用担当の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか。

＞＞採用担当
はい、人事部の〇〇です。

＞＞自分
お世話になっております。〇月〇日に一次面接を受けさせていただいた〇〇です。今お時間3分ほどよろしいでしょうか？

＞＞採用担当
はい、大丈夫です。

＞＞自分
先日は貴重なお時間いただき、誠にありがとうございました。せっかく選考通過のご連絡をいただいていたのですが、諸事情により選考を辞退させていただきたく、ご連絡差し上げました。

＞＞採用担当
そうでしたか、ご連絡いただきありがとうございます。もし差し支えなければ、辞退のご理由をお伺いできますか？

＞＞自分
はい。面接で貴社の業務内容を伺う中で、選考前に私が思い描いていたものとイメージに大きく違いがありまして、自分の能力では対応が難しいと感じたためです。

＞＞採用担当
そうですか、貴重なご意見ありがとうございます。
＞＞自分
せっかく貴重なお時間割いていただいたのに申し訳ございません。

電話をかける時間帯に配慮する

電話で話す内容は、メールと同じく端的に、そして丁寧に伝えることです。また、電話の場合は相手の作業を中断させてしまうので「今～分ほどお時間よろしいでしょうか？」など枕詞をつけると親切でしょう。
電話をする時間帯も、基本的には平日の日中にして、就業開始後すぐやランチタイム、終業時刻ギリギリは避けましょう。

お世話になった担当者に直接伝える

電話をする際は、「～さんに伝言お願いします」ではなく、面接を担当してくれた担当者に直接話すことがマナーです。

辞退の意思を伝えない

そもそも辞退のことを伝えずにドタキャンする、連絡をしないまま放置するしまうことはNG事項です。担当者は、あなたのために時間を空けて待っていますので、辞退する場合は必ず事前に連絡をしましょう。

面接前日、当日にメールで辞退を連絡

面接日の前日や当日に辞退をする場合は、メールではなく電話で直接意思を伝えるのがマナーです。メールの場合、採用担当者が確認するまでにタイムラグがあるため、時間が迫っている場合の連絡をメールで行うことは大変失礼にあたります。

辞退した理由で不満をのべる

面接辞退の理由はさまざまなので、応募先企業の対応が悪かったというネガティブな辞退理由もありえます。しかし、不平不満は胸の内におさめて、「自分の経験と業務内容が合わなかった」など、個人的な感情を避けた、角が立たない理由を述べるのがベターです。