STEP 4 面接対策

メール?電話?面接を「お断り」するには

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面接を辞退する場合には、マナー違反をしないように注意しましょう。無断で辞退をせず、なるべく早く連絡を入れるのが大切です。面接を断る際の例文や理由などのポイントをご紹介します。

面接を断る際のマナー5選

面接を断る際に心がけたい、5つのマナーをご紹介します。

できるかぎり早く辞退連絡を入れる

面接を断ることを決めたら、できるかぎり早く辞退連絡を入れてください。辞退連絡が遅くなってしまうと、採用担当者の心象が悪くなってしまうだけではなく、迷惑がかかってしまいます。

無断で辞退をしない

特に注意したいのが、「無断で辞退をしない」ことです。連絡をせずに無断で辞退をするのは、ビジネスマナー以前の問題です。人格を疑われてしまうだけではなく、採用担当者や面接担当者に迷惑をかけてしまうことになりますので、絶対にやめましょう。

辞退理由を聞かれない限り答えなくてOK

面接を断る際には、辞退理由を聞かれない限りは、こちらから理由を答える必要はありません。「諸般の事情で…」といった形で、ぼかして伝えるのがおすすめです。

もし理由を聞かれた場合には、「他社の内定が決まってしまった」など、採用担当者が納得のできる理由を伝えられるように、事前に考えておくとよいでしょう。

辞退連絡はメールがベター

辞退連絡をする場合には、前日や当日以外であれば、メール連絡がベターです。しかし、メール連絡をして数日経っても反応がない場合は、メールに目を通していない可能性があります。その際は、電話で連絡を入れて確認をした方が安心です。

電話連絡するなら時間帯に注意

電話連絡をする場合は、始業直後・お昼・就業直前を避けるのがベターです。具体的には、10時~11時半・13時~16時の間がおすすめです。会社によって始業・終業が異なりますので、営業時間に合わせて配慮してください。

面接をお断り(辞退)の例文

それでは、面接をお断り(辞退)する場合の例文をご紹介します。

メールの例文

メールで連絡をする場合には、面接日次が決まっている場合には、日時を提示して連絡をしましょう。件名は「面接辞退の件/〇〇(名前)」と、内容がすぐ分かるようにします。

「▲▲社採用戦略事業部 ××様

 お世話になっております。
 貴社の選考を受けさせていただいている〇〇と申します。
 (△月□日に面接のお約束をさせていただいている〇〇と申します)
 諸般の事情により、大変申し訳ございませんが、選考を辞退させていただきたいと考えております。
 貴重なお時間をいただいたにも関わらず、身勝手な申し出となってしまい、誠に申し訳ございません。

 末筆ながら、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます」

電話の例文

電話をする場合には、採用担当者へ繋いでもらい、「諸般の事情により、選考を辞退させていただきたいと考えております」と伝えましょう。辞退を理解してもらえたら、「ご迷惑をおかけして大変申し訳ございませんでした」と伝えることが重要です。

電話をかける場合には、辞退の理由を聞かれた際に対応できるように、電話をかける前に考えておくのがベターです。

面接のお断り(辞退)する主な理由

面接のお断り(辞退)をする主な理由をご紹介します。

他社の内定が決まってしまった

志望度が高い企業の内定が決まってしまった場合、面接の辞退をするケースは珍しくありません。「自分の適性を考えた結果」など、他社の方が魅力的という理由ではなく、自分とマッチするか、といった表現で伝えるのがおすすめです。

キャリアプランやライフプランにそぐわない

選考が進んでいく中で、「当初抱いていたイメージとの違いが大きい」とギャップを感じるケースは珍しくありません。「貢献していくことが難しい」といった理由を伝えることで、理解を得ることができます。

家庭の事情

家族が倒れてしまったり、転勤が決まり引っ越すことになったりして、急に就業するのが困難になるケースもあります。その場合には、「家庭の事情で」とあいまいに伝えるより、ストレートに事情を話した方が理解されやすいです。

本当に辞退すべきかよく考える

面接辞退をしてしまうと、再度選考を受けることは基本的にはできません。本当に辞退してもいいのか、連絡を入れる前にもう一度しっかりと考えてみてください。

今回の要点

  • 面接を断る際には、なるべく早く連絡を入れる
  • 辞退連絡を入れる前に辞退理由を考えておく
  • 本当に面接を辞退すべきかよく考える
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