入社の際に必要な書類とは?
退職する際に渡される書類の多くは、新しい転職先に提出しなければいけません。特に、年金手帳や雇用保険被保険者証、源泉徴収票はほとんどの企業で提出を求められるため、紛失や処分しないように気を付けましょう。
また入社承諾書や給与振込先届出書など、記入事項がある書類も少なくありません。これらの書類は、なるべく受け取ってすぐに記入してください。
ほとんどの転職先で提出が必要な書類
ここでは、ほとんどの企業で提出を求められる書類を紹介します。提出書類を用意したらそのままバッグに入れるのではなく、クリアファイル等にまとめて管理し、失くしたり折り曲げたりすることがないようにしましょう。
国民年金または厚生年金手帳
年金手帳は年金加入手続きをするために必要となります。退職した企業から受け取った年金手帳は、そのまま転職先に提出しましょう。
雇用保険被保険者証
雇用保険加入手続きに必要となる雇用保険被保険者証は、会社から発行されています。退職時には必ず受け取り、新しい転職先に提出するようにしましょう。
万が一紛失してしまった場合はハローワークで再発行してもらえますが、時間がかかることもあるので、すぐに申請するようにしましょう。
源泉徴収票
源泉徴収票は確定申告や年末調整の際に必要な書類です。特に、退職した年内に新しい企業に転職する場合は必ず提出しましょう。退職した翌年に入社する場合は、提出を求められないこともあります。
多くの企業では、従業員が退職してから源泉徴収票を発行します。入社日に源泉徴収票を用意できない場合、新しい転職先には提出が遅くなる旨を伝えておきましょう。また退職した企業には、いつ源泉徴収票を受け取れるのかを確認しておくと安心です。
給与振込先届出書
給与振込先届出書は、転職先から支給される給与の振込先を伝える書類です。記入と捺印が必要になるので、忘れずに書いておきましょう。
健康保険被扶養者異動届(扶養家族がいる人のみ)
扶養家族がいる場合には健康保険被扶養者異動届を提出します。フォーマットを会社から指定されることもあれば、申告書を渡されることもあるので確認した上で記入しましょう。
扶養控除等申告書
扶養控除申告書は、扶養家族の有無に関わらず提出しなければならない書類です。社会保険や障がい者控除の加入手続きにおいて必要となります。転職先から法令用紙を受け取って記入しましょう。
企業によっては提出が必要になる書類
ここからは企業によって提出が必要になる書類を紹介します。準備に時間がかかる書類もあるので、できれば入社日前に提出書類リストを受け取っておきましょう。
健康診断書
前の会社で受けた定期健診の結果表を求められることもあれば、入社日までに医療機関で健康診断を受けるように勧められることもあります。後者の場合、診断費は実費になるのか、それとも会社負担かどうかを確認しておきましょう。
免許・資格証明書
転職先で特殊な免許や資格が必要な場合、確認できる免許や資格の証明書の提出を求められることがあります。資格手当がつく企業でも提出が必須です。
雇用契約書
雇用契約書は、雇用条件について書かれた書類です。労働条件が書かれているので、必ず目を通した上でサインするようにしましょう。
身元保証書
身元保証書は身元証明書と言われることもあり、保証人の署名・捺印が必要です。一般的に親族が記入しますが、難しい場合は保証人を探さなければならないため時間がかかることがあります。
卒業証明書
各教育機関が発行する卒業証明書ですが、郵送不可で窓口でしか手続き・受け取りできない学校もあります。郵送でも手続きから到着まで1週間程度かかることもあるため、提出を求められた時点で準備を行いましょう。
入社承諾書
内定が出た際に渡される入社承諾書は、入社誓約書とセットになっていることがあります。社内規則や秘密保持について書かれているので、すべてに目を通した上でサインをしましょう。
従業員調書
家族情報など従業員の個人情報を記入する書類です。多くの企業では履歴書で代用していますが、まれに提出を求められることがあります。
必要書類の紛失や期日までに準備できないときの対処法
準備段階で必要書類を失くしてしまったり、期日までに書類を準備できなかったりと提出書類のトラブルを起こすことはありえます。
万が一紛失した場合、公的な書類は再発行できるものが多いので、紛失に気付いた時点で速やかに申請しましょう。転職先から渡された書類を失くしてしまった場合、正直に話し、新しいものを受け取るほうが賢明です。
また、手続きの関係で期日までに書類を準備できない場合は、提出先にその旨を話し、提出の目途を伝えましょう。
トラブルが起きても、スムーズかつ真摯に対応することであなたの誠意を伝えられます。
今回の要点
- 退職を決めたら、まずは直属の上司へ
- 退職理由はポジティブに
- 就業規則を今一度チェック!
- 強い意思とルールを守れば円満退職が可能
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