1．メールで伝える

メールで伝える場合には、今までの感謝の気持ちと共に、後任者や引継ぎについても触れます。また、挨拶にうかがう場合にも、事前にメールで連絡をして日程を調整するとスムーズです。

2．会社に訪問する

会社に訪問する場合、後任の担当者と一緒に訪問し、引継ぎと顔合わせを行うのがベストです。どうしても後任の担当者の都合がつかない場合には、先に取引先にうかがって挨拶をし、後任を紹介しておくと共に、引継ぎ内容などについても触れるのがおすすめです。取引先が、安心して取引を継続することができるように配慮しましょう。

3．挨拶状を出す

直接、先方に伺うことができない場合、メールよりも挨拶状の方が丁寧さを感じられるので、目上の方や、特別にお世話になった方、手書きの文化を大切にする方たちには喜ばれるでしょう。

1．退職日

すでに退職日が決まっている場合は、退職日を伝えます。注意したいのが、退職日と最終出社日が異なるケースです。もし有給消化の予定がある場合には、最終出社日にも触れておきましょう。

2．後任者、仕事の引き継ぎについて

必ず伝えるべきことは、後任者についてです。後任者を紹介し、仕事の引継ぎについて伝えます。円滑に仕事を進めることができるよう、後任者と取引先とを、責任を持って取り持ち、情報共有を行いましょう。

3．お世話になったことへの感謝の言葉

取引がどんなに短い期間だったとしても、お世話になったことへの感謝の言葉を忘れないことが大切です。「短い間でしたが」「〇年の長きにわたり」など、適切な言葉を使うように心がけてください。

1．プライベートな情報

転職先や個人的な情報など、プライベートな情報を伝えるのは避けましょう。ビジネス上のお付き合いでプライベートでの繋がりがない場合には、個人的な内容は記載しないのがマナーです。

2．コンプライアンスに抵触する内容

退職後の連絡先など、プライベートな情報を伝えることで、社外へ情報を持ち出したり、取引先を奪ったりしたと見られることがあります。これはコンプライアンスに抵触する重要な内容であり、退職後のトラブルに発展してしまう可能性があるので気をつけましょう。

どうしてもプライベートな情報を先方に伝えたい場合には、必ず上司の許可を取ってからにしましょう。その際、後からトラブルを防ぐために必ずメールなどで許可を取り、文書として残しておくことが大切です。

1．件名

件名は分かりやすくします。「退職のご挨拶／〇〇社△△部　●●」のように、内容や差出人が分かるように記載しましょう。

2．本文

本文には、先ほど触れた3つの注意点を必ず入れるとともに、直接挨拶に伺うことができなかったお詫びを必ず記載しましょう。最後に、取引先のご発展と担当者のご活躍をお祈りして結びます。