Q21退職を伝えるメールの書き方を教えてください

A 退職時には、対面で挨拶をすることが基本ですが、大きい企業の場合や、支社・支店がある場合には、社内メールを活用しましょう。退職当日までに会えない方には、メールで伝えるとともに、今までの感謝も書き添えましょう。

■退職メールのポイント

退職時の挨拶を直接できない場合、メールで連絡をすることで、丁寧な印象を与えることができます。

▼社内メールは送る時期に注意

上司と退職日の調整が終わり、退職日が決定したら、退職メールを送る時期を相談します。 注意したいのが、退職日が決まっても、退職をオープンにしない場合です。職場内の動揺を防ぐために、退職メールを送る日程は必ず上司と相談をして決めましょう。

退職当日にメールを送信するケースもありますが、最終日の業務終了間近に送信すると、返信があった場合、読むことができなくなってしまいます。メールの末尾に連絡先を記入しておくのがおすすめです。一斉送信は失礼には当たりませんが、お世話になった上司や先輩などには、個人あててご挨拶をしましょう。

▼社外への挨拶

社外への挨拶は、引継ぎを行う上でも重要なポイントになります。退職の2~3週間前には連絡を済ませ、退職日だけではなく、新しい担当の紹介をしましょう。

取引先の情報を持ち出すと、今いる会社とトラブルになってしまう可能性があります。そのため、退職後の連絡先を記載するのはやめましょう。

▼年配の方へのご挨拶

直接会う時間が取れず先方がメールを活用していない場合、お礼状を書くのがおすすめです。葉書でも封書でも構いませんので、退職の事実だけではなく、お礼の気持ちを伝えることが大切です。